«Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important»
Le but de la gestion du temps est de consacrer tout son temps à accomplir des tâches importantes. Les tâches sont classées en 4 catégories, selon leur niveau d’importance et d’urgence.
A : Tâches Urgentes ET Importantes
L’importance l’emporte sur l’urgence. Maintenant, quand la tâche est à la fois importante et urgente il faut s’en occuper immédiatement ou dans un court laps de temps. Exemple : réparer la fourragère dont on a besoin le lendemain.
B : Tâches NON urgentes ET importantes
Catégorie la plus productive. Tâches à planifier dans son horaire, pour lesquelles on doit se réserver du temps de façon à ce qu’elles ne deviennent pas urgentes. Exemple, faire l’entretien régulier des machineries.
C : Tâches Urgentes ET NON Importantes
Elles sont habituellement urgentes ou importantes pour d’autres personnes. Prévoyez un moment précis pour régler toutes ces questions rapidement. Tâches qui doivent être faites rapidement, mais qui n’ont pas d’impact important sur vos objectifs ni de grande valeur ajoutée. Elles peuvent donc être déléguées. Exemple, allez chercher une pièce dont on a besoin rapidement à la quincaillerie.
D : Tâches NON Urgentes et NON Importantes
Apprenez à refuser poliment ou à éviter les tâches qui tombent dans cette catégorie. Quand elles sont inévitables, prévoyez un moment approprié pour les accomplir le plus rapidement et efficacement possible.
À bout de souffle? Arrêtez-vous et...
- Faites une liste de toutes vos tâches
- Identifiez le niveau d’urgence et l’importance de chacune – en ciblant vos objectifs et besoins réels.
- Classifiez vos tâches selon la matrice d’Eisenhower
- Déléguez celles qui peuvent l’être et identifiez celles importantes, mais non urgentes
- Priorisez, puis réalisez les tâches Importantes et Urgentes
- Soyez réaliste, réévaluez et ajustez-vous
L’équipe du CRÉA vous accompagne dans la mise en place de bonnes pratiques organisationnelles.