Des réunions efficaces en 3 étapes
1. La préparation - Pour vous préparer, 3 minutes suffisent !
Notez les points suivants : les faits marquants de la semaine, les actions réalisées, les actions à venir, les problèmes rencontrés et pour lesquels vous avez besoin d’aide, les absences prévues.
2. La réunion - Faire le point, partager l’information, prendre les décisions, 15 à 20 minutes
Dès le début de la rencontre, la personne responsable de la réunion nomme l’objectif de la réunion et les résultats attendus.
- Planifier les priorités de la semaine
- Prévoir l’organisation du travail
- S’informer de l’horaire de chacun
- Partager de l’information sur l’avancement d’un projet ou sur les résultats obtenus
- Échanger sur un problème rencontré, les solutions tentées ou proposées
Ce matin, Daniel anime la réunion. Il a remarqué, que bientôt, il sera possible de commencer le travail des champs pour les semences. Il veut planifier le travail avec l’équipe.
- Objectif de la réunion : organiser le chantier sans négliger les tâches quotidiennes liées à la production.
- Résultats attendus : partager l’information sur ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire pour semer autour du 20 mai. Déterminer Qui fait Quoi et Pour Quand. Échanger sur les besoins de chacun afin de bien accomplir le travail. Échanger sur les difficultés rencontrées et chercher des solutions. Il est important que chacun s’exprime.
3. La Fermeture de la réunion
- Les dernières minutes d’une réunion sont déterminantes pour rentabiliser le temps investi collectivement (Bélorgey, Pascale, manager)
- La personne responsable rappelle l’objectif. Elle résume les décisions prises en utilisant la formule suivante : on s’entend sur … Juliette appelle le technicien pour la calibration du semoir. Clément contacte des amis pour former une équipe de ramasseur de roches …
En résumé
La réunion d’équipe est un moment essentiel pour bien vous organiser et répartir les tâches. Chacun sait et comprend ce qui est attendu de lui et qu’il peut compter sur les autres. Elle renforce le sentiment d’appartenance et contribue à favoriser une bonne circulation d’information entre les membres de l’équipe. C’est gagnant !